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                                  企業信息化成功與否,做對這點很重要!

                                  【編者按】  在企業信息化的發展過程中,很多企業在系統應用上取得了顯著成效,積累了成功的經驗;但也有不少企業的信息化并沒有達到預期效果,甚至失敗。究其原因在于,信息化不是簡單的購買一套軟件,而是要涉及到一個重要決策:重新改造公司業務流程。信息化要求企業先梳理清楚業務流程,再進行簡化、重組,最后實現操作自動化,這是一些成功企業的共同點。而作為信息化實施主體,企業的意識轉變及一把手的參與,更是成功中的關鍵。

                                   

                                  案例分享:昆明誼亙科技有限公司

                                  關鍵應用:成本控制  獨立核算  流程規范

                                   

                                   

                                  昆明誼亙科技有限公司(以下簡稱“公司”)成立于2011年,是一家集軟件開發與技術服務、計算機及配件、云計算平臺建設、數據中心、微軟操作系統分銷、云桌面、數據交換網絡設備、多媒體會議系統、辦公設備等一系列產品的系統集成解決方案提供商。公司主要為教育、政府、公檢法、醫療、金融、通信等提供專業的行業解決方案,年銷售過億。

                                  作為當地知名的教育集成方案供應商,公司業務分布于云南全省,在各地州設有分支。公司項目多且大小不一,周期有長有短,客戶要求各異。隨著業務的逐年發展,項目管理壓力明顯增加。此前,公司信息化僅停留在一套財務軟件,對項目成本控制、分支獨立核算和內部流程規范等管理越發的迫切。


                                        信息化作為一把手工程,得到了領導層的高度重視,公司專門指派核心部門代表成立了信息化小組,并于2020年4月順利上線快普M8整合管理平臺(以下簡稱“快普系統”),及時解決了公司發展的管理需求。

                                  01 成本管控更科學

                                   

                                  公司通常好幾個項目同時進行,項目大小不一、采購品類、采購量也不相同,而項目材料由于市場波動較大,需要對外進行詢價、貨比三家……以往,材料采購由項目經理按需求直接電話與采購部門溝通,人工比對價格難且效率低;采購多少、到貨多少、出庫多少,無法實時統計;采購出錯容易造成部門之間的推諉扯皮等現象;項目缺少預算,成本難以管控,容易出現超支。 

                                  快普解決方案:

                                  通過快普系統,公司根據項目情況設置成本管控。選擇嚴控之后,所有采購、供貨的費用都由項目供貨清單或者費用清單生成。當費用超出預算時,采購就需要特別申請,由領導審批之后才能進行采購、供貨,達到對于項目經理、采購人員以及項目成本的嚴格控制。以項目維度核算公司的實際收入、成本,完善和強化財務核算,提高管理層的業務預測能力,提高公司資源的配置能力。

                                   

                                  02 獨立核算更簡單

                                   

                                   

                                  公司業務分布于全省各地州,共設5個分支,此前財務僅做總帳管理,缺乏對不同分支的經營分析。隨著業務的發展與管理需要,公司期望能對各地州經營情況、收入、成本、盈利進行分析對比,實現分支機構的獨立核算,這時候就需要一套“集團化管理方案”。 

                                  快普解決方案:

                                  快普系統采用標準財務核算,既可以按分支機構獨立核算出報表,又可以合并集團報表;支持不同分支機構執行不同的價格政策,來進行內部成本核算;在內部銷售、采購或分支機構間調撥時,自動生成對方相應的單據,提供內部應收查詢,分支機構調撥查詢;獨立核算的分支機構可以實現統一的集團式管控,也可以進行嚴格的數據權限控制,同一種業務不同分支機構走不同審批流程,靈活可控。

                                   

                                  03  流程審批更規范

                                   

                                  在快普系統上線之前,公司業務審批采用郵件形式,并將郵件作為憑證提交到財務,再手工錄入財務系統。流程相對靈活,但同時也造成信息(如項目名稱)的不規范、數據不準確、權限控制難等問題;審批涉及多人時,及時性也難以保證,過程難追溯。

                                  快普解決方案:

                                  快普系統將公司的項目管理、進銷存、財務、客戶關系、運維服務等進行全面整合,通過統一的基礎數據、統一的業務流程,實現公司業務和財務一體化應用;審批與數據實時同步,全面打通了各部門信息壁壘,減少出錯率;系統靈活的流程設置與權限控制,幫助公司重新梳理、規范內部流程,建立管理標準,提高工作效率。

                                   

                                  【 后 記 】信息化已成為企業轉型升級最重要的抓手和企業最重要的核心競爭力。信息化建設一定是“一把手”工程,企業一把手要親自參與規劃和建設,絕不能授權。只有一把手強有力的支持和推動才能真正發揮信息化價值。昆明誼亙科技有限公司信息化項目取得的成功,信息化小組起了決定性的作用。在疫情特殊時間,公司領導帶領信息化小組提前做足準備,從財務、項目到技術,各個核心崗位充分的投入學習研究,為快普系統的順利上線奠定了良好的基礎。領導層全程的參與推動,也決定了快普系統能在全公司實現成功的應用??炱障到y上線后,公司項目實現了全過程管理,項目進度、成本和資金的管控更加科學,項目預算、結算、利潤一目了然,為公司戰略決策提供了有效的數據依據。

                                   

                                   

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